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Allgemeine Verifizierungsbedinungen der ESC Cert GmbH im Rahmen des Europäischen Emissionshandels (EU ETS)

(Verifizierungen im Rahmen des Europäischen Emissinshandels (EU ETS); Prüftätigkeiten nach TEHG §§5, 9, 21)

1.       Allgemeines

Die nachstehenden Bedingungen gelten für die vereinbarten Verifizierungsleistungen und für im Rahmen der Auftragsdurchführung erbrachte Nebenleistungen und sonstige vertragliche Nebenpflichten gemäß TEHG, EU 2018/2066, EU 2019/331 und EU 2019/1842.

Mit EU 2018/410 setzt den Rahmen für die 4. Handelsperiode (2021 – 2030) des europäischen Treibhausgas-Emissionshandelssystems nach EG 2003/87. Den nationalen Umsetzungsrahmen setzt das TEHG.

Betreiber von Anlagen, die gemäß Treibhausgas-Emissionshandelsgesetz (TEHG) emissions-handelspflichtig sind,

  • müssen über ihre CO2-Emissionen auf Grundlage von EU 2018/2066 (Monitoringverordnung) jährlich Bericht erstatten;
  • können ggf. kostenlose Zuteilungen auf Grundlage von EU 2019/331 (Zuteilungsverordnung) von Emissionsberechtigungen beantragen.

Abgabetermin ist der 31. März des jeweiligen Jahres.

Gegenstand der Angebote der ESC Cert GmbH für den Auftragnehmer sind für die im Angebot bezeichneten Anlagen

☒   Emissionsberichte nach EU 2018/2066 zu erstellen und abzugeben und/oder
☒   Zuteilungen nach EU 2019/331 zu beantragen.

Die Berichte und Anträge sind zu verifizieren und vom Auftragnehmer bis zum o. g. Datum bei der Deutschen Emissionshandelsstelle (DEHSt) einzureichen.

Die Prüfstelle stellt ein Prüfteam zusammen, das zumindest aus einem (leitenden) EU-EHS-Prüfer besteht; die Einbindung weiterer EU-EHS-Prüfer sowie technischer Sachverständiger ist vorbehalten. Im Prüfprozess erfolgt eine unabhängige Zweitprüfung durch einen nicht am Verfahren beteiligten EU-EHS-Prüfer.

Die ESC Cert GmbH ist für die Tätigkeiten als Prüfstelle bei der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) akkreditiert und stellt für die Prüfung und Überprüfung von Treibhausgas-Emissionsberichten entsprechend kompetentes Personal (mindestens einen EU-EHS-Prüfer und einen Überprüfer) zur Verfügung.

2.       Angebote

Bis zum endgültigen Vertragsabschluss bzw. bis zur Auftragsbestätigung durch Unterschrift des Angebots sind die Angebote der ESC hinsichtlich Umfangs, Ausführung, Honorarsätze und Fristen nicht bindend.

3.       Auftrag

Die Leistungen der ESC richten sich nach dem von der ESC vorgelegten Angebot. Durch Unterschrift des Angebots erkennt der Zertifizierungskunde alle in dem Angebot enthaltenen Leistungsbeschreibungen einschließlich kalkuliertem Aufwand und Kosten an. Die ESC haftet für Leistungen und Zusicherungen oder sonstige Vereinbarungen und Erklärungen ihrer Beauftragten (Verifizierer, Prüfer, ESC-Personal) nur dann, wenn die Anerkennung des Angebotes durch Unterschrift durch den Verifizierungsskunden erfolgt ist. Die Kalkulation richtet sich nach den Vorgaben der herausgebenden Stellen wie bspw. DAkkS. Machen diese Änderungen der Vorgaben eine Anpassung der Kalkulation notwendig, erhält der Kunde eine korrigierte Kalkulation und ein korrigiertes Angebot. Erkennt der Verifizierungskunde diese nicht durch Unterschrift an, kann Verifizierungsverfahren ausgesetzt und/oder abgebrochen werden.

4.       Leistungsumfang

Der Leistungsumfang ist in dem vorliegenden Angebot detailliert beschrieben und damit Gegenstand des Vertrages. Die vereinbarten Leistungen werden nach den ESC-internen Zertifizierungsprozessen durchgeführt und in Rechnung erstellt. Die Bezugsdokumente für das beauftragte Verifizierungsverfahren sind im Angebot festgelegt. Mögliche Änderungen der Verifizierungsanforderungen können zu einer Veränderung des Leistungsumfangs bspw. Erhöhung der Einsatzzeiten führen. Mit der Unterschrift des Angebots erkennt der Verifizierungskunde diesen Sachverhalt an. Die ESC informiert rechtzeitig bei Änderung der relevanten Verifizierungsanforderungen.

5.       Ausschlüsse

Im Angebot sind insbesondere nicht berücksichtigt:

  • Übersetzungen von Dokumenten in die deutsche Sprache;
  • Wesentliche Änderungen von Konzepten, Darstellungen, Aufstellungsplänen, Ausführungen von Teilanlagen etc., die die ESC zum Zeitpunkt der Aushändigung der geänderten Unterlagen bereits in die Ausarbeitungen eingearbeitet hatte;
  • Widersprüche gegen Genehmigungsbescheide, Anordnungen, etc.;
  • Durchführung von Emissionsmessungen, Emissionsberechnungen, Emissionsprognosen;
  • Ermittlung von Nettoproduktionsmengen (z. B. für KWK-Anlagen nach FW 308);
  • Einweisung, Unterstützung, Überwachung von z. B. weiteren Gutachtern, Architekten.

6.       Verfahren

Die von der ESC angebotenen Leistungen werden gemäß den Bestimmungen und Auflagen der Akkreditierung, Zulassungen und der im Angebot genannten normativen Bezugsdokumente durchgeführt.

7.       Bestellung von EU-EHS-Prüfern

Der Auftraggeber beauftragt und bevollmächtigt die ESC, ein Prüfteam zusammenzustellen und einen leitenden EUEHS-Prüfer zu benennen, der über die notwendigen Kompetenzanforderungen und Unabhängigkeit für die Prüfung verfügt.

Der EU-EHS-Prüfer führt im Vorfeld der Prüfung eine strategische Analyse sowie eine Risikoanalyse durch und erstellt im Vorfeld der Prüfung und Verifizierung einen Prüfplan inkl. Probenahmenplan zur Nachweisprüfung. Hierzu übermittelt der EU-EHS-Prüfer dem Auftraggeber eine vorläufige Liste der zu prüfenden Unterlagen und Sachverhalte. Bei Bedarf benennt der leitende EU-EHS-Prüfer weitere EU-EHS-Prüfer, die mit ihm das Prüfteam bilden. Des Weiteren obliegt es dem leitenden EU-EHS-Prüfer, bei Bedarf technische Sachverständige hinzuzuziehen.

Sollten wesentliche Nachweise und Sachverhalte zur Verifizierung nicht vorliegen bzw. nicht abschließend geprüft werden können, kann der leitende EU-EHS-Prüfer die Verifizierung abbrechen oder eine Nachprüfung verlangen. In diesem Fall erstellt der leitende EU-EHS-Prüfer einen Bericht inkl. Benennung der noch offenen Prüfgegenstände.

8.       Pflichten der Prüfstelle und des leitenden EU-EHS-Prüfers

Der leitende EU-EHS-Prüfer ist, auch bei einer Kooperation mit anderen EU-EHS-Prüfern, bis zum Abschluss der Verifizierung federführend. Dies umfasst die Vorbereitung, die Durchführung und die Dokumentation der Begutachtung bis zur Erstellung der Nachweise inkl. der Überwachung der Begutachtung. Die Prüfstelle prüft und bestätigt, dass der leitende EU-EHS-Prüfer und das gesamte Prüfteam in den letzten zwei Jahren vor Abschluss des Vertrages keine Beratung der zu begutachtenden Anlage durchgeführt hat, die für die Begutachtung der Anlage von Bedeutung ist (Unabhängigkeit).

Sollte der leitende EU-EHS-Prüfer Nichtkonformitäten in Erfahrung bringen, wird er diese unverzüglich der Unternehmensleitung der zu begutachtenden Anlage bekannt geben.

Der leitende EU-EHS-Prüfer bzw. das Prüfteam legt den Grad der erforderlichen Prüfsicherheiten fest; dieser ist u. a. abhängig ist von Messverfahren, Informationssystemen und der Vertrauenswürdigkeit der erhaltenen Daten.

Durch das Testat des leitenden Prüfers wird nach Abschluss des Verfahrens bestätigt, dass der Inhalt des Prüfgegenstands

  • im Wesentlichen richtig ist und mit ausreichender Wahrscheinlichkeit frei von wesentlichen Falschangaben und Nichtkonformitäten, sowie
  • nach den Vorgaben zur quantitativen Bestimmung, Überwachung und Berichterstattung von Treibhausgasen erstellt wurde.

9.       Geltungsbereich der Zertifizierung und/oder Validierung

Der Geltungsbereich mit Festlegung des Standortes / der Standorte, Teilbereiche und Branchenschlüssel ist in dem ESC-Angebot festgelegt. Gleichzeitig gibt der Verifizierungskunde mittels Datenerhebung bekannt, welche Beratungen hinsichtlich der Implementierung und Aufrechterhaltung eines Managementsystems erfolgt sind. Somit kann seitens der ESC ausgeschlossen werden, dass irgendein Interessenkonflikt durch Aufhebung der Unabhängigkeit entsteht.

10.     Fristen / Termine

Die mit dem Verifizierungskunden vereinbarten bzw. zu vereinbarenden Termine und Fristen richten sich nach den ESC-Verifizierungsprozessen bzw. nach den gesetzlichen Vorgaben und werden mit dem Verifizierungskunden abgestimmt. Hierzu gelten insbesondere die Regelungen, die im Angebot und unter Punkt 13 aufgeführt sind.

11.     Mitwirkung

Der Verifizierungskunde sichert die Einsichtnahme in angefertigte Dokumente zu, die für die Verifizierung nach oben angegebener Verfahren notwendig sind. Der Verifizierungskunde stellt der ESC alle zur Erfüllung des Auftrages notwendigen Unterlagen und Erkenntnisse so rechtzeitig zur Verfügung, dass die vereinbarten Termine und die Auftragsziele eingehalten werden können.

Bereits vor der Prüfung und zur Erstellung eines Prüfplans stellt der Auftraggeber der ESC folgende Unterlagen zur Verfügung (soweit nicht bereits der ESC vorliegend):

  • Emissionsgenehmigung nach BImSchG (i. d. R. aktueller Genehmigungsbescheid nach BImSchG);
  • Aktueller Überwachungsplan und die in diesem Zusammenhang genehmigten Verfahren für Datenflussaktivitäten und Kontrolltätigkeiten;
  • Beschreibung der Datenflussaktivität (Datenmanagement und interner Umgang mit Treibhausgasrelevanten Daten, z. B. entsprechende Verfahrensanweisung und das zugehörige Berichtswesen);
  • Risikobewertung des Betreibers;
  • Jährlicher Emissionsbericht;
  • Ggf. im Zusammenhang mit dem Überwachungsplan behördlich genehmigter Probenahmenplan;
  • Emissionsberichte und Prüfbericht des Vorjahres (sofern eine andere Prüfstelle beauftragt war);
  • Die gesamte einschlägige Korrespondenz mit der zuständigen Behörde;
  • Jede andere sachdienliche Information, die für Planung und Ausführung der Prüfung notwendig ist.

Darüber hinaus betrifft dies:

  • Betriebsbeschreibung, Verfahrensfließbilder und Apparateaufstellungspläne;
  • Zuteilungsanträge, Prüfberichte und Zuteilungsbescheide für die erste und zweite Handelsperiode inkl. Kapazitätserweiterungen;
  • Angaben und Nachweise zu Brennstoffverbräuchen und Produktmengen in den maßgeblichen Jahren;
  • Angaben und Nachweise zu Messmethoden, Berechnungsmethoden und Unsicherheiten;
  • Eichprotokolle, Kalibrierprotokolle und Wartungsnachweise zu eigesetzten Messgeräten;
  • Jede weitere Information und jeder weitere Nachweis der entsprechend des von dem leitenden EU-EHS-Prüfer zu erstellenden Prüfplans für die Prüfung und Verifizierung des Treibhausgas-Emissionsberichts erforderlich sind

Der Verifizierungskunde verpflichtet sich, keine relevanten Unterlagen und Sachverhalte vorzuenthalten sowie die zu befragenden Personen zu unterweisen, dem Auditteam bei der Befragung den wahrheitsgemäßen Sachverhalt zu schildern. Unterlagen werden nach Abschluss des Zertifizierungsverfahrens zurückgegeben. Auf Wunsch des Verifizierungskunden können Dokumente wie Managementhandbücher, Nachweisdokumente, relevante Aufzeichnungen etc. bei dem beauftragten Prüfer verbleiben.

Eine begleitende Begutachtung des beauftragten Prüfteams durch die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) kann durch den Verifizierungskunden nicht abgelehnt werden.

Der Verifizierungskunde trägt die Verantwortung für jeglichen Mehraufwand, der durch verspätete, unrichtige oder lückenhafte Angaben oder nicht ordnungsgemäße Mitwirkungshandlungen entsteht. Die dadurch entstehenden Kosten werden dem Verifizierungskunden in Rechnung gestellt. Dies gilt auch bei Vereinbarung eines Fest‑ oder Höchstpreises.

12.     Nicht-Konformitäten

Eine Verifizierungserklärung wird erstmals dann erteilt, wenn alle Nichtkonformitäten (Abweichungen) durch Korrekturmaßnahmen beseitigt wurden. Der Verifizierungskunde ist verpflichtet, die ESC über jede wesentliche Änderung seiner Organisation, Arbeitsweise und personelle Besetzung zu informieren. Dieses gilt insbesondere für die Erweiterung und Änderung des Geschäftsfeldes, wesentliche Erweiterung und Änderung des Standortbetriebes oder Neubesetzung von systemrelevanten Funktionen, wie Vertreter der obersten Leitung oder Managementbeauftragte. Eine solche Änderung kann Anlass einer Überwachung sein.

Sollten Tatsachen nach der erfolgten Verifizierungserklärung bekannt werden, die die Erklärung wesentlich beeinflussen können, müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Dieses kann u. a. eine Nachprüfung und eine Mitteilung an die verantwortliche Stelle (ESC, Organisation) zur Folge haben.

Ein kurzfristig angekündigtes Audit kann auch angeordnet werden, wenn Tatsachen darauf hinweisen, dass der Verifizierungskunde nicht in Übereinstimmung mit den Verifizierungsvoraussetzungen arbeitet. Kurzfristig angekündigte Audits und dafür geplante Auditoren können dann nicht abgelehnt werden.

 13.     Ablauf Verifizierung

Die ESC ist für die durchgeführten Verifizierungstätigkeiten verantwortlich. Verifizierungsentscheidungen sind nur gültig, wenn sie von der ESC direkt übermittelt werden.

Nach Vertragsschluss nimmt der von der ESC beauftragte Leitende Prüfer Kontakt mit dem Kunden auf und klärt im Vorfeld Inhalt und Umfang der Verifizierung ab. Hierzu gehören die Abstimmung eines Prüfprogramms und eines Zeitplans, sowie die Absicherung, dass das Informationssystem zu Treibhausgasen der Organisation vollständig zur Verfügung steht.

Der leitende Prüfer bzw. das Prüfteam legt den Grad der erforderlichen Prüfsicherheiten fest; dieser ist u. a. abhängig ist von Messverfahren, Informationssystemen und der Vertrauenswürdigkeit der erhaltenen Daten.

Bei der Beurteilung von treibhausgasbezogenen Daten und Informationen berücksichtigt das Prüfteam

Vollständigkeit, Konsistenz, Genauigkeit, Transparenz, Relevanz und Konservativität der Informationen über Treibhausgase, einschließlich des Ursprungs der Rohdaten;

die Eignung der gewählten Methoden zur Schätzung und quantitativen Bestimmung von Treibhausgasen:

die Eignung von gewählten Bezugsszenarien und Methoden zur quantitativen Bestimmung von Treibhausgasen im Bezugsfall (sofern zutreffend);

bei unterschiedlichen Anlagen unterschiedliche Ansätze des Datenmanagements zum Zuordnen, Übertragen, Verarbeiten, Analysieren, Zusammenfassen, Aufteilen, Anpassen und Speichern der Informationen über Treibhausgase angewendet werden und wie diese Unterschiede im Prozess der Berichterstattung von treibhausgasbezogenen Informationen gehandhabt werden;

Kreuzsicherung der Informationen über Treibhausgase mit anderen Methoden der quantitativen Bestimmung;

die Genauigkeit und Unsicherheit von Informationen über Treibhausgase, wenn Wesentlichkeitsschwellen festgelegt sind;

Programme zur Instandhaltung und Kalibrierung von Ausrüstung, die zur Überwachung und Messung von Treibhausgasemissionen oder entzogenen Mengen von Treibhausgasen eingesetzt wird, einschließlich der Bestätigung der Genauigkeit der Ausrüstung, um die bei der Berichterstattung geforderte Genauigkeit einzuhalten, sowie sämtlicher Änderungen des Programms, die eine wesentliche Auswirkung auf die im Bericht angeführten Informationen und Erklärungen über Treibhausgase haben können.

Durch das Testat des leitenden Prüfers wird nach Abschluss des Verfahrens bestätigt, dass der Inhalt des Prüfgegenstands

im Wesentlichen richtig ist und mit ausreichender Wahrscheinlichkeit frei von wesentlichen Falschangaben und Nichtkonformitäten, sowie

nach den Vorgaben zur quantitativen Bestimmung, Überwachung und Berichterstattung von Treibhausgasen erstellt wurde.

Verifizierungsentscheidungen können eingeschränkt oder negativ sein, wenn eine Prüfung nicht vollständig durchgeführt werden konnte.

Über die Verifizierungstätigkeiten werden Aufzeichnungen geführt und in der Verifizierungsstelle archiviert, die die Übereinstimmung mit den Anforderungen der zugrundeliegenden Rechtsvorschriften und Normen (wie ISO 14064 und ISO 14065) belegen.

14.     Erweiterung und Einschränkungen von Geltungsbereichen

Änderungen des Geltungsbereichs sind der ESC umgehend mitzuteilen. Das gilt sowohl für Erweiterungen (z. B. Erweiterung der Organisation, des Standortes und/oder der Produkte) als auch für Einschränkungen (z. B. Auslagerung oder Wegfall von Prozessen, Reduzierung von Tätigkeiten und/oder des Anlagenbetriebs). Auf Antrag des Verifizierungskunden erfolgt anhand einer neuen Datenerhebung eine Anpassung der Leistungen mittels eines neuen Angebots und ein neuer Vertragsschluss.

15.     Einsprüche und Beschwerden

In Fällen, in denen die ESC als Reaktion auf Beschwerden oder Sachverhalte, die nach der Verifizierungs-erklärung festgestellt wurden, eine kurzfristig angekündigte Verifizierung einer bereits verifizierten Erklärung über Treibhausgase durchführen muss, hat die ESC

  • dem Verifizierungskunden im Voraus die Bedingungen mitzuteilen, unter denen die außerordentliche Verifizierung durchzuführen ist, und
  • besondere Sorgfalt bei der Benennung der Mitglieder des Verifizierungsteams walten lassen, da in diesem besonderen Fall dem Verifizierungskunden die Möglichkeit fehlt, Einwand zu erheben.

Der Verifizierungskunde hat das Recht, gegen Entscheidungen der ESC oder des eingesetzten Verifizierungspersonals Einspruch oder Beschwerde einzulegen. Hierzu hat die ESC ein Beschwerdeverfahren eingeführt:

Verifizierungskunden, die über das Verfahren oder das Verhalten von ESC-Mitarbeitern Einspruch oder Beschwerde führen wollen, haben diese schriftlich an den Leiter der Zertifizierungsstelle zu richten. Die ESC leitet dann ein internes Verfahren zur Analyse des Einspruchs bzw. der Beschwerde ein. Sollte keine interne Klärung möglich sein, wird ein gemeinsames Gespräch mit dem Kunden insbesondere bei Beschwerden vereinbart und eine gemeinsame Lösung zur Behebung der Beschwerde angestrebt, ggf. unter Mitwirkung von Mitgliedern des Lenkungsausschusses.

16.     Vertragsdauer

Der Vertrag wird mit einer Laufzeit für auf unbestimmte Zeit geschlossen. Näheres zur Laufzeit regeln die Vereinbarungen im Angebot. Beginn des Vertrages ist das Datum der Unterzeichnung des Angebots durch den Verifizierungskunden. Der Vertrag kann mit einer 3-Monatsfrist schriftlich gegenüber der ESC gekündigt werden. Eine Kündigung seitens der ESC kann nur dann erfolgen, wenn gegen die Bestimmungen dieses Vertrages verstoßen wird.

17.     Versicherung und Haftung

Die ESC ist für die Prüftätigkeit versichert. Die Haftung der ESC ist auf die im Angebot aufgeführten Deckungssummen beschränkt. Die ESC haftet nicht für mittelbare Schäden und Folgeschäden, es sei denn, der Schaden wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht. Die Haftungsbedingungen der ESC sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ESC (AGB`s) im Einzelnen aufgeführt, die unserer Homepage www.esc-cert.de entnommen werden können. Diese AGB`s sind Vertragsgegenstand.

18.     Geheimhaltungsverpflichtung

Die ESC, die eingesetzten Prüfer und Fachexperten verpflichten sich, über alle ihnen während der Vertragsdauer bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Herstellungsverfahren, sonstige technische Anlagen und sonstige geschäftliche und betriebliche Tatsachen Stillschweigen zu bewahren. Dieses gilt auch für die Begutachter der DAKKS (Deutsche Akkreditierungsstelle), denen während ihrer Verfahrensbegutachtung der ESC-Geschäftsstelle Einsicht in Kundenunterlagen gewährt wird.

Gerichtsstandort und Erfüllungsort ist Kassel. Es gilt das deutsche Recht.​

 

Stand: 24. November 2022