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Allgemeine Verifizierungsbedinungen der ESC Cert GmbH im Rahmen des Europäischen Emissionshandels (EU ETS)

1. Allgemeines
Die nachstehenden Bedingungen gelten für die vereinbarten Verifizierungsleistungen und für im Rahmen der Auftragsdurchführung erbrachte Nebenleistungen und sonstige vertragliche Nebenpflichten gemäß TEHG, EU 2018/2066, EU 2019/331 und EU 2019/1842.

2. Angebote
Bis zum endgültigen Vertragsabschluss bzw. bis zur Auftragsbestätigung durch Unterschrift des Angebots sind die Angebote der ESC hinsichtlich Umfang, Ausführung, Honorarsätze und Fristen nicht bindend.

3. Auftrag
Die Leistungen der ESC richten sich nach dem von der ESC vorgelegten Angebot. Durch Unterschrift des Angebots erkennt der Zertifizierungskunde alle in dem Angebot enthaltenen Leistungsbeschreibungen ein-schließlich kalkuliertem Aufwand und Kosten an. Die ESC haftet für Leistungen und Zusicherungen oder sonstige Vereinbarungen und Erklärungen ihrer Beauftragten (Verifizierer, Prüfer, ESC-Personal) nur dann, wenn die Anerkennung des Angebotes durch Unterschrift durch den Verifizierungsskunden erfolgt ist.

4. Leistungsumfang
Der Leistungsumfang ist in dem vorliegenden Angebot detailliert beschrieben und damit Gegenstand des Vertrages. Die vereinbarten Leistungen werden nach den ESC-internen Zertifizierungsprozessen durchgeführt und in Rechnung gestellt. Die Bezugsdokumente für das beauftragte Verifizierungsverfahren sind im Ange-bot festgelegt. Die ESC informiert rechtzeitig bei Änderung der relevanten Anforderungen.

5. Verfahren
Die von der ESC angebotenen Leistungen werden gemäß den Bestimmungen und Auflagen der Akkreditie-rung, Zulassungen und der im Angebot genannten normativen Bezugsdokumente durchgeführt.

6. Geltungsbereich der Zertifizierung und/oder Validierung
Der Geltungsbereich mit Festlegung des Standortes / der Standorte, Teilbereiche und Branchenschlüssel ist in dem ESC-Angebot festgelegt. Gleichzeitig gibt der Verifizierungskungeskunde mittels Datenerhebung bekannt, welche Beratungen hinsichtlich der Implementierung und Aufrechterhaltung eines Managementsys-tems erfolgt sind. Somit kann seitens der ESC ausgeschlossen werden, dass irgendein Interessenkonflikt durch Aufhebung der Unabhängigkeit entsteht.

7. Fristen / Termine
Die mit dem Verifizierungskunden vereinbarten bzw. zu vereinbarenden Termine und Fristen richten sich nach den ESC-Verifizierungsprozessen bzw. nach den gesetzlichen Vorgaben und werden mit dem Verifizierungs-kunden abgestimmt. Hierzu gelten insbesondere die Regelungen, die im Angebot und unter Punkt 10 aufgeführt sind.

8. Mitwirkung
Der Verifizierungskunde sichert die Einsichtnahme in angefertigte Dokumente zu, die für die Verifizierung nach oben angegebener Verfahren notwendig sind. Der Verifizierungskunde verpflichtet sich, keine relevan-ten Unterlagen und Sachverhalte vorzuenthalten sowie die zu befragenden Personen zu unterweisen, dem Auditteam bei der Befragung den wahrheitsgemäßen Sachverhalt zu schildern. Unterlagen werden nach Ab-schluss des Zertifizierungsverfahrens zurückgegeben. Auf Wunsch des Verifizierungskunden können Doku-mente wie Managementhandbücher, Nachweisdokumente, relevante Aufzeichnungen etc. bei dem beauftrag-ten Prüfer verbleiben.

Eine begleitende Begutachtung des beauftragten Prüfteams durch die DAkkS (Deutsche Akkreditierungs-stelle) kann durch den Verifizierungskunden nicht abgelehnt werden.

Der Verifizierungskunde trägt die Verantwortung für jeglichen Mehraufwand, der durch verspätete, unrichtige oder lückenhafte Angaben oder nicht ordnungsgemäße Mitwirkungshandlungen entsteht. Die dadurch ent-stehenden Kosten werden dem Verifizierungskunden in Rechnung gestellt. Dies gilt auch bei Vereinbarung eines Fest oder Höchstpreises.

9. Nicht-Konformitäten
Eine Verifizierungserklärung wird erstmals dann erteilt, wenn alle Nichtkonformitäten (Abweichungen) durch Korrekturmaßnahmen beseitigt wurden. Der Verifizierungskunde ist verpflichtet, die ESC über jede wesentli-che Änderung seiner Organisation, Arbeitsweise und personelle Besetzung zu informieren. Dieses gilt insbesondere für die Erweiterung und Änderung des Geschäftsfeldes, wesentliche Erweiterung und Änderung des Standortbetriebes oder Neubesetzung von systemrelevanten Funktionen, wie Vertreter der obersten Leitung oder Managementbeauftragte. Eine solche Änderung kann Anlass einer Überwachung sein.
Sollten Tatsachen nach der erfolgten Verifizierungserklärung bekannt werden, die die Erklärung wesentlich beeinflussen können, müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Dieses kann u. a. eine Nachprüfung und eine Mitteilung an die verantwortliche Stelle (ESC, Organisation) zur Folge haben.
Ein kurzfristig angekündigtes Audit kann auch angeordnet werden, wenn Tatsachen darauf hinweisen, dass der Verifizierungskunde nicht in Übereinstimmung mit den Verifizierungsvoraussetzungen arbeitet. Kurzfristig angekündigte Audits und Auditoren können dann nicht abgelehnt werden.

10. Ablauf Verifizierung
Die ESC ist für die durchgeführten Verifizierungstätigkeiten verantwortlich. Verifizierungsentscheidungen sind nur gültig, wenn sie von der ESC direkt übermittelt werden.
Nach Vertragsschluss nimmt der von der ESC beauftragte Leitende Prüfer Kontakt mit dem Kunden auf und klärt im Vorfeld Inhalt und Umfang der Verifizierung ab. Hierzu gehören die Abstimmung eines Prüfpro-gramms und eines Zeitplans, sowie die Absicherung, dass das Informationssystem zu Treibhausgasen der Organisation vollständig zur Verfügung steht.
Der leitende Prüfer bzw. das Prüfteam legt den Grad der erforderlichen Prüfsicherheiten fest; dieser ist u. a. abhängig ist von Messverfahren, Informationssystemen und der Vertrauenswürdigkeit der erhaltenen Daten.
Bei der Beurteilung von treibhausgasbezogenen Daten und Informationen berücksichtigt das Prüfteam
Vollständigkeit, Konsistenz, Genauigkeit, Transparenz, Relevanz und Konservativität der Informationen über Treibhausgase, einschließlich des Ursprungs der Rohdaten;
die Eignung der gewählten Methoden zur Schätzung und quantitativen Bestimmung von Treibhausgasen:
die Eignung von gewählten Bezugsszenarien und Methoden zur quantitativen Bestimmung von Treibhausga-sen im Bezugsfall (sofern zutreffend);
bei unterschiedlichen Anlagen unterschiedliche Ansätze des Datenmanagements zum Zuordnen, Übertragen, Verarbeiten, Analysieren, Zusammenfassen, Aufteilen, Anpassen und Speichern der Informationen über Treibhausgase angewendet werden und wie diese Unterschiede im Prozess der Berichterstattung von treib-hausgasbezogenen Informationen gehandhabt werden;
Kreuzsicherung der Informationen über Treibhausgase mit anderen Methoden der quantitativen Bestimmung;
die Genauigkeit und Unsicherheit von Informationen über Treibhausgase, wenn Wesentlichkeitsschwellen festgelegt sind;
Programme zur Instandhaltung und Kalibrierung von Ausrüstung, die zur Überwachung und Messung von Treibhausgasemissionen oder entzogenen Mengen von Treibhausgasen eingesetzt wird, einschließlich der Bestätigung der Genauigkeit der Ausrüstung, um die bei der Berichterstattung geforderte Genauigkeit einzu-halten, sowie sämtlicher Änderungen des Programms, die eine wesentliche Auswirkung auf die im Bericht angeführten Informationen und Erklärungen über Treibhausgase haben können.
Durch das Testat des leitenden Prüfers wird nach Abschluss des Verfahrens bestätigt, dass der Inhalt des Prüfgegenstands
im Wesentlichen richtig ist und mit ausreichender Wahrscheinlichkeit frei von wesentlichen Falschangaben und Nichtkonformitäten, sowie
nach den Vorgaben zur quantitativen Bestimmung, Überwachung und Berichterstattung von Treibhausgasen erstellt wurde.
Verifizierungsentscheidungen können eingeschränkt oder negativ sein, wenn eine Prüfung nicht vollständig durchgeführt werden konnte.
Über die Verifizierungstätigkeiten werden Aufzeichnungen geführt und in der Verifizierungsstelle archiviert, die die Übereinstimmung mit den Anforderungen der zugrundeliegenden Rechtsvorschriften und Normen (wie ISO 14064 und ISO 14065) belegen.

11. Erweiterung und Einschränkungen von Geltungsbereichen
Änderungen des Geltungsbereichs sind der ESC umgehend mitzuteilen. Das gilt sowohl für Erweiterungen (z. B. Erweiterung der Organisation, des Standortes und/oder der Produkte) als auch für Einschränkungen (z. B. Auslagerung oder Wegfall von Prozessen, Reduzierung von Tätigkeiten und/oder des Anlagenbetriebs). Auf Antrag des Verifizierungskunden erfolgt anhand einer neuen Datenerhebung eine Anpassung der Leis-tungen mittels eines neuen Angebots und ein neuer Vertragsschluss.

12. Einsprüche und Beschwerden
In Fällen, in denen die ESC als Reaktion auf Beschwerden oder Sachverhalte, die nach der Verifizierungs-erklärung festgestellt wurden, eine kurzfristig angekündigte Verifizierung einer bereits verifizierten Erklärung über Treibhausgase durchführen muss, hat die ESC
• dem Verifizierungskunden im Voraus die Bedingungen mitzuteilen, unter denen die außerordentliche Verifizierung durchzuführen ist, und
• besondere Sorgfalt bei der Benennung der Mitglieder des Verifizierungsteams walten lassen, da in diesem besonderen Fall dem Verifizierungskunden die Möglichkeit fehlt, Einwand zu erheben.
Der Verifizierungskunde hat das Recht, gegen Entscheidungen der ESC oder des eingesetzten Verifizie-rungspersonals Einspruch oder Beschwerde einzulegen. Hierzu hat die ESC ein Beschwerdeverfahren einge-führt:
Verifizierungskunden, die über das Verfahren oder das Verhalten von ESC-Mitarbeitern Einspruch oder Be-schwerde führen wollen, haben diese schriftlich an den Leiter der Zertifizierungsstelle zu richten. Die ESC leitet dann ein internes Verfahren zur Analyse des Einspruchs bzw. der Beschwerde ein. Sollte keine interne Klärung möglich sein, wird ein gemeinsames Gespräch mit dem Kunden insbesondere bei Beschwerden vereinbart und eine gemeinsame Lösung zur Behebung der Beschwerde angestrebt, ggf. unter Mitwirkung von Mitgliedern des Lenkungsausschusses

13. Vertragsdauer
Der Vertrag wird mit einer Laufzeit für auf unbestimmte Zeit geschlossen. Beginn des Vertrages ist das Da-tum der Unterzeichnung des Angebots durch den Verifizierungskunden. Der Vertrag kann mit einer 3-Monatsfrist schriftlich gegenüber der ESC gekündigt werden. Eine Kündigung seitens der ESC kann nur dann erfolgen, wenn gegen die Bestimmungen dieses Vertrages verstoßen wird.

14.Versicherung und Haftung
Die ESC ist für die Prüftätigkeit versichert. Die Haftung der ESC ist auf die im Angebot aufgeführten De-ckungssummen beschränkt. Die ESC haftet nicht für mittelbare Schäden und Folgeschäden, es sei denn, der Schaden wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht. Die Haftungsbedingungen der ESC sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ESC (AGB`s) im Einzelnen aufgeführt, die unserer Homepage www.esc-cert.de entnommen werden können. Diese AGB`s sind Vertragsgegenstand.

15. Geheimhaltungsverpflichtung
Die ESC, die eingesetzten Prüfer und Fachexperten verpflichten sich, über alle ihnen während der Vertrags-dauer bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Herstellungsverfahren, sonstige techni-sche Anlagen und sonstige geschäftliche und betriebliche Tatsachen Stillschweigen zu bewahren. Dieses gilt auch für die Begutachter der DAKKS (Deutsche Akkreditierungsstelle), denen während ihrer Verfahrensbe-gutachtung der ESC-Geschäftsstelle Einsicht in Kundenunterlagen gewährt wird.

Gerichtsstandort und Erfüllungsort ist Kassel. Es gilt das deutsche Recht.

Stand: 23. August 2021