AZB

(zur Zertifizierung der angebotenen Standards der ESC Cert GmbH nach DIN ISO 9001 (inkl. BAR-Verfahren), DIN ISO 14001, DIN ISO 50001; DIN ISO 45001, BioSt-NachV und BiokraftSt-NachV, REDcert, SURE)

1.       Allgemeines

Die nachstehenden Bedingungen gelten für die vereinbarten Zertifizierungsleistungen und für im Rahmen der Auftragsdurchführung erbrachte Nebenleistungen und sonstige vertragliche Neben­pflichten.

2.       Angebote

Bis zum endgültigen Vertragsabschluss bzw. bis zur Auftragsbestätigung durch Unterschrift des Angebots sind die Angebote der ESC hinsichtlich Umfangs, Ausführung, Honorarsätze und Fristen nicht bindend.

3.       Auftrag

​Die Leistungen der ESC richten sich nach dem von der ESC vorgelegten Angebot. Durch Unterschrift des Angebots erkennt der Zertifizierungskunde alle in dem Angebot enthaltenen Leistungsbeschreibungen einschließlich kalkuliertem Aufwand und Kosten an. Die ESC haftet für Leistungen und Zusicherungen oder sonstige Vereinbarungen und Erklärungen ihrer Beauftragten (Auditoren, ESC-Personal) nur dann, wenn die Anerkennung des Angebotes durch Unterschrift durch den Zertifizierungskunden erfolgt ist. Die Kalkulation richtet sich nach den Vorgaben der herausgebenden Stellen wie bspw. DAkkS und BLE. Machen die Änderungen der Vorgaben bspw. durch die DAkkS eine Anpassung der Kalkulation notwendig, erhält der Kunde eine korrigierte Kalkulation und ein korrigiertes Angebot. Erkennt der Zertifizierungskunde die neuen Vorgaben nicht durch Unterschrift an, kann das Zertifikat (Zertifizierungsverfahren) nach Punkt 11 ausgesetzt und/oder nach Punkt 13 dieser Bedingungen annulliert werden. Eine Verpflichtung zur Erfüllung des Vertrags mit nicht DAkkS-konformer (und alle anderen herausgebenden Stellen) Kalkulation durch die ESC Cert GmbH besteht dann nicht mehr.   

4.       Leistungsumfang

Der Leistungsumfang ist in dem vorliegenden Angebot detailliert beschrieben und damit Gegenstand des Vertrages. Die vereinbarten Leistungen werden nach den ESC-internen Zertifizierungsprozessen durchgeführt und in Rechnung gestellt. Die Bezugsdokumente für das beauftragte Zertifizierungsverfahren sind im Angebot festgelegt. Mögliche Änderungen der Zertifizierungsanforderungen können zu einer Veränderung des Leistungsumfangs bspw. Erhöhung der Einsatzzeiten führen. Mit der Unterschrift des Angebots erkennt der Zertifizierungskunde diesen Sachverhalt an. Die ESC informiert rechtzeitig bei Änderung der relevanten Zertifizierungsanforderungen.

5.       Verfahren

Die von der ESC angebotenen Leistungen werden gemäß den Bestimmungen und Auflagen der Akkreditierung, Zulassungen und der normativen Bezugsdokumente (siehe oben, bspw. ISO 9001, ISO 14001, EG-VO 1221/2009, Biokraft-NachV oder BiokraftSt-NachV, etc.) durchgeführt.

6.       Geltungsbereich der Zertifizierung

Der Geltungsbereich mit Festlegung des Standortes / der Standorte, Teilbereiche und Branchenschlüssel wird durch Datenerhebung oder mittels Datenerhebungsformular überprüft und ist in dem ESC-Angebot festgelegt. Gleichzeitig gibt der Zertifizierungskunde mittels Datenerhebung bekannt, welche Beratungen hinsichtlich der Implementierung und Aufrechterhaltung des Managementsystems erfolgt sind. Somit kann seitens der ESC ausgeschlossen werden, dass ein Interessenkonflikt durch Aufhebung der Unabhängigkeit entsteht.

7.       Fristen / Termine

Die mit dem Zertifizierungskunden vereinbarten bzw. zu vereinbarenden Termine und Fristen richten sich nach den ESC-Zertifizierungsprozessen und werden mit dem Zertifizierungskunden abgestimmt. Hierzu gelten insbesondere auch die Regelungen, die im Angebot aufgeführt sind. Mögliche Kosten durch kurzfristige Absage eines Audittermins werden dem Zertifizierungskunden in Rechnung gestellt.

8.       Mitwirkung

Der Zertifizierungskunde sichert die Einsichtnahme in angefertigte Dokumente zu, die für die Zertifizierung nach oben angegebener Zertifizierungsnorm notwendig sind. Der Zertifizierungskunde verpflichtet sich, keine relevanten Unterlagen und Sachverhalte vorzuenthalten sowie die zu befragenden Personen zu unterweisen, dem Auditteam bei der Befragung den wahrheitsgemäßen Sachverhalt zu schildern. Unterlagen werden nach Abschluss des Zertifizierungsverfahrens zurückgegeben.

Eine begleitende Begutachtung des beauftragten Auditors bzw. Auditorenteams durch die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) oder durch die ESC Cert GmbH im Rahmen von Monitorings oder Verfahrensprüfungen kann durch den Zertifizierungskunden nicht abgelehnt werden.

Der Zertifizierungskunde trägt die Verantwortung für jeglichen Mehraufwand, der durch verspätete, unrichtige oder lückenhafte Angaben oder nicht ordnungsgemäße Mitwirkungshandlungen entsteht. Die dadurch entstehenden Kosten werden dem Zertifizierungskunden in Rechnung gestellt. Dies gilt auch bei Vereinbarung eines Fest‑ oder Höchstpreises.

Zertifizierung nach BioSt-NachV und BiokraftSt-NachV

Der Zertifizierungskunde willigt Betretungs-, Kontroll- und Auskunftsrechte der zuständigen Behörden ein.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der zuständigen Behörde sowie ihren Beauftragten wird das Recht eingeräumt,

• während der Geschäfts- oder Betriebszeit Grundstücke, Geschäfts-, Betriebs- und Lagerräume sowie Transportmittel zu betreten,
• Besichtigungen vorzunehmen,
• alle schriftlich und elektronisch vorliegenden Geschäftsunterlagen einzusehen, zu prüfen und hieraus Kopien anzufertigen,
• die erforderlichen Auskünfte zu verlangen und
• Proben zu ziehen.

 

Dieses Recht bezieht sich auf alle Orte, an denen die Zertifizierungsstelle im Zusammenhang mit der Herstellung oder Lieferung von Biokraftstoffen bzw. Biobrennstoffen, für die ein Nachhaltigkeitsnachweis nach dieser Verordnung ausgestellt wird, eine Tätigkeit ausübt.

Meldepflicht bei Zertifizierung nach ISO 45001:2018

Der Zertifizierungskunde hat unverzüglich die Zertifizierungsstelle über das Auftreten eines schwerwiegenden Vorfalls oder eines Verstoßes gegen die Vorschriften zu informieren, sobald das Einbeziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich ist. Dieses muss auch zwischen den Begutachtungen erfolgen.

Folgende Vorkommnisse können u. a. als schwerwiegend definiert werden:

1. Meldepflichtige Arbeitsunfälle/ Dienstwegeunfälle mit Anschlussheilbehandlungen/Reha Maßnahmen
2. Meldepflichtige Arbeitsunfälle/ Dienstwegeunfälle, bei denen die vorherige Arbeitstätigkeit am gleichen Arbeitsplatz nicht mehr ausgeübt werden kann.
3. Meldepflichtige Arbeitsunfälle/ Dienstwegeunfälle mit Wiedereingliederung gem. BEM
4. Meldepflichtige Arbeitsunfälle/ Dienstwegeunfälle mit größer 2 Wochen Ausfallzeit
5. Meldepflichtige Arbeitsunfälle/ Dienstwegeunfälle mit tödlichem Ausgang.
6. Ein schwerer Verstoß gegen rechtliche Verpflichtungen, der das Hinzuziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich macht

Unabhängig von der Beteiligung der zuständigen Aufsichtsbehörde kann in dem Fall, dass die Zertifizierungsstelle erkennt, dass es in Bezug auf die SGA einen schweren Zwischenfall gegeben hat, zum Beispiel einen schweren Unfall oder einen schweren Verstoß gegen rechtliche Verpflichtungen, ein Sonderaudit erforderlich sein, um zu untersuchen, ob das Managementsystem dadurch kompromittiert wurde und ob es richtig funktioniert hat. Wird ein schweres Versagen des Systems bei der Einhaltung der SGA-Zertifizierungsanforderungen festgestellt und nachgewiesen, kann dies zu einer Aussetzung oder  Entzug der Zertifizierung führen.

9.       Nicht-Konformitäten

Ein Zertifikat wird erstmals dann erteilt, wenn alle Nicht-Konformitäten (Abweichun­gen) durch Korrekturmaßnahmen erledigt wurden. Abweichungen sind innerhalb der von der ESC Cert GmbH gesetzten Frist zu beheben, ansonsten erfolgt je nach Erfordernis ein Wiederholungsaudit, welches wie eine Erstzertifizierung behandelt wird.

Der Zertifizierungskunde ist verpflichtet, die ESC über jede wesentliche Änderung seiner Organisation, Arbeitsweise und personelle Besetzung in Bezug auf die Zertifizierung ohne Verzögerung zu informieren. Dieses gilt insbesondere für die Erweiterung und Änderung des Geschäftsfeldes, wesentliche Erweiterung und Änderung des Standortbetriebes oder Neubesetzung von systemrelevanten Funktionen, wie Vertreter der obersten Leitung oder Managementbeauftragte, sowie die Änderung bei den Mitarbeiterzahlen. Eine solche Änderung kann Anlass einer Überwachung sein.

Ein kurzfristig angekündigtes Audit kann auch angeordnet werden, wenn Tatsachen darauf hinweisen, dass der Zertifizierungskunde nicht in Übereinstimmung mit den Zertifizierungsvoraussetzungen arbeitet. Kurzfristig angekündigte Audits und die durchführenden Auditoren können nicht abgelehnt werden. Im Rahmen der Auditierung kann es erforderlich sein, dass der Auditleiter ein Nachaudit aufgrund von Unregelmäßigkeiten oder Nichtkonformitäten ansetzt. Solche Nachaudits und die durchführenden Auditoren können dann nicht abgelehnt werden.

Der Zertifizierungskunde verpflichtet sich zur Beachtung und Einhaltung der ESC-Zeichensatzung, die über die ESC-Homepage www.esc-cert.de erhältlich ist oder separat zugesandt wird.

10.       Voraussetzungen im Zertifizierungsverfahren

Zertifizierung nach DIN ISO 9001 (inkl. BAR-Verfahren QMS-Reha, IQMP, IQMP kompakt), DIN ISO 14001, DIN ISO 50001; DIN ISO 45001

 

Audit der Stufe 1 und Stufe 2

Das Audit der Stufe 1 ist gemäß ISO 17021 Pflicht bei Erstzertifizierungen und kann nur unter bestimmten Voraussetzungen entfallen. Dieses trifft nur dann zu, wenn genügend Kenntnisse der Zertifizierungsstelle hinsichtlich der Managementdokumentation, Vollständigkeit und Reife des Managementsystems und notwendige Informationen bezüglich des Geltungsbereiches des Managementsystems, der Prozesse und des/der Standorts(e) des Kunden sowie zugehörige gesetzliche und behördliche Aspekte und deren Einhaltung ( z.B. umwelt-, arbeitsschutz- und energierechtliche Aspekte der Tätigkeiten des Kunden, damit verbundene Risiken usw.) vorliegen.

Das Audit der Stufe 2 kann auch nach einer Pause direkt im Anschluss an das Audit Stufe 1 erfolgen, wenn die Ergebnisse eine Durchführung der Zertifizierung bestätigen. Das Stufe 2-Audit findet dann vollumfänglich statt. Sollten Abweichungen im Audit der Stufe 1 festgestellt werden, so kann ein Audit der Stufe 2 nicht im Anschluss erfolgen. Das Audit der Stufe 1 dient bei einer erstmaligen Systemeinführung dem Zweck, die vorhandenen Strukturen und die Ablaufprozesse auf Konformität mit dem/der ISO-Standards zu überprüfen. Abweichungen können somit rechtzeitig erkannt und vor dem Zertifizierungsaudit behoben werden.

Überwachungsaudits

Überwachungsaudits müssen im Anschluss an Zertifizierungs- oder Wiederholungsaudits mindestens einmal pro Kalender-Jahr durchgeführt werden mit Ausnahme der Jahre, in denen ein Re-Zertifizierungsaudit durchgeführt wird.

Bei einer Erstzertifizierung muss das 1. Überwachungsaudit vor Ablauf der 12 Monate, spätestens zum Stichtag (letzter Audittag der Erstzertifizierung) erfolgen. Bei Überschreitung dieser Frist muss die Aussetzung des Zertifizierungsverfahrens eingeleitet werden.

Bei sonstigen Überwachungsaudits zwischen einer Zertifizierung und einer Re-Zertifizierung (i.d.R. 1. und 2. Jahr nach Zertifizierung) besteht eine Toleranz von 6 Wochen nach Stichtag (s.o.), in der die Überwachung gemäß der ESC-Regelungen ohne Konsequenzen stattfinden muss. Eine Terminverschiebung muss vom Kunden plausibel begründet werden. Soll der Termin sechs Wochen nach dem eigentlichen Audittermin (Stichtag) liegen, wird der Kunde über das dann relevante Aussetzungsverfahren durch die ESC informiert.  Durch die genehmigte Terminverschiebung bei Überwachungsaudits wird die Gültigkeitsdauer des Zertifikates nicht berührt.

Re-Zertifizierung

Damit das Unternehmen über einen lückenlosen Zeitraum zertifiziert ist, soll die Re-Zertifizierung rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates beantragt werden. Hierzu muss die Re-Zertifizierung noch vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit erfolgt sein, um eine kontinuierliche Zertifizierung sicherzustellen.

Das Audit zur Re-Zertifizierung muss vor dem Ablaufdatum des geltenden Zertifikats durchgeführt sein. Für festgestellte Abweichungen muss bis zum Ablaufdatum ein verbindlicher Maßnahmenplan von dem zu zertifizierenden Kunden erstellt werden und der ESC vorliegen.

Während der Zeit nach Ablaufdatum und später erst folgenden Zertifikatsentscheidung liegt demzufolge kein gültiges Zertifikat mehr vor, der Status des betreffenden Kunden ist als „nicht zertifiziert“ einzustufen mit entsprechenden informationstechnischen Konsequenzen wie z. B. keine aktive Werbung des Kunden bzgl. einer zertifizierten Organisation etc.

Das Folgezertifikat beginnt immer mit dem Tag der Zertifizierungsentscheidung, ein Zurückdatieren des Zertifikates ist nicht zulässig. Das Ablaufdatum des Folgezertifikates entspricht dem bisherigen 3-Jahres-Zeitintervall (Ablauftag Alt-Zertifikat + 3 Jahre).

Kann das Audit erst nach dem Ablauftermin durchgeführt werden, ist das Verfahren nach den Regeln einer Erst-Zertifizierung durchzuführen.

Nachaudit

Machen die Feststellung im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens ein Nachaudit erforderlich, so ist der Zertifizierungskunde verpflichtet, diese anzuerkennen und zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung durchführen zu lassen. Die Notwendigkeit eines Nachaudits liegt im Ermessen des Auditleiters bzw. der ESC Cert GmbH. Weigert sich der Zertifizierungskunde, so kann dies zum Aussetzen oder zum Entzug des Zertifikats führen.

 

Stichprobenverfahren (Multisite-Verfahren)

Eine Zertifizierung im Stichprobenverfahren mehrerer Standorte einer Organisation kann erst ab 3 Standorten erfolgen und setzt gemäß ISO 17021 Rahmenbedingungen voraus, die zu gewährleisten sind (siehe hierzu Anhang). Insbesondere muss sichergestellt sein, dass ein einheitliches Managementsystem implementiert ist, dass zentral organisiert wird (Zentrale Stelle). Ebenso muss gewährleistet sein, dass die oberste Leitung, der MB und sonstigen Funktionsinhaber mit strategischer Verantwortung die erforderlichen Durchgriffsrechte besitzen, um das Managementsystem im Sinne der Normen in allen Organisationseinheiten aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass rechtlich durchsetzbare Vereinbarungen der Zentrale mit allen erfassten Standorten (Organisationseinheiten) existieren.

 

Voraussetzungen für das Stichprobenverfahren

Eine Zertifizierung mehrerer Standorte einer Organisation im Stichprobenverfahren kann nur unter folgenden Bedingungen erfolgen:

Die Berechnung der Stichprobengröße basiert auf der Akkreditierungsvorgabe und bezieht sich auf die Mindestzahl an Standorten, die zu begehen sind:

Erst-Zertifizierung:        
Die Größe der Stichprobe sollte die Quadratwurzel der Anzahl der abgelegenen
Standorte sein: (), gerundet auf die höhere Zahl

Überwachungsaudit:
Die Größe der durchschnittlichen Schnittprobe sollte die Quadratwurzel der Anzahl der abgelegenen Standorte sein, multipliziert mit Faktor 0,6: (), gerundet.

Re-Zertifizierung:
Die Größe der Schnittprobe sollte die gleiche sein wie bei einem Erstaudit. Dennoch kann die Größe der Stichprobe mit einem Faktor 0,8 verringert werden, wenn das QM-System sich über einen Zeitraum von 3 Jahren als effektiv erwiesen hat:
 (), gerundet auf die höhere Zahl.

Zusätzlich muss ein Audit der Zentrale erfolgen. Die Größe der Stichprobe sollte erhöht werden, wenn die Analyse der Zertifizierungsstelle zu einer höheren Risikoabschätzung führt.

Folgende Rahmenbedingungen gemäß ISO 17021 gelten für das Stichprobenverfahren:

• Die Zentrale der Organisation stellt die oberste Leitung, d. h., dass die Managementsystem-Dokumentation wie das Handbuch und Richtlinien etc. zentral verwaltet und aktualisiert werden. Hierzu können auch Mustervorgaben für Prozessbeschreibungen zählen oder Leitfäden. Unabhängig davon kann jede Organisationseinheit für die eigenen operativen Prozesse Verfahren getrennt festlegen.
• Es muss ein zentraler MB bestellt sein, der alle koordinierenden Aufgaben wahrnimmt wie Auditplanung, Dokumentenänderungen an dem Handbuch und den Vorgabe-Richt-linien wie Prozessbeschreibungen, Verfahrensfestlegungen etc.).
• Das Management-Review muss in der Zentrale der Organisation erfolgen und Aspekte der an der Zertifizierung beteiligten Standorte behandeln, die für das Review wesentlich sind.
• Es muss sichergestellt sein, dass die oberste Leitung, der MB und sonstigen Funktionsinhaber die erforderlichen Durchgriffsrechte besitzen, um das Managementsystem im Sinne der Normen in allen Organisationseinheiten aufrechtzuerhalten und weiter zu entwickeln.
• Alle teilnehmenden Organisationseinheiten müssen jährlich durch ein qualifiziertes Auditorenteam auditiert werden. Die Auditberichte sind dann Gegenstand des zentralen Reviews.
• Alle beteiligten Organisationseinheiten stellen jeweils einen Verantwortlichen, der die Beauftragtenfunktionen vor Ort wahrnehmen soll. Diese sind Ansprechpartner für den zentralen MB zur Aufrechterhaltung des Managementsystems insgesamt.
• Gemäß oben genannter Stichprobenverteilung sind die Standorte entsprechend pro Jahr zu kalkulieren.
• Alle Organisationseinheiten müssen die ISO-Anforderungen erfüllen. Lokale Abweichungen von der ISO-Norm werden nicht als Gesamtabweichung behandelt, sondern separat.
• Sollte eine kritische Abweichung für das gesamte Managementsystem festgestellt werden, so gefährdet diese alle ausgestellten Zertifikate.

 

Zertifizierung nach dem SURE System

Erstaudit

Ein Erstaudit (vor Zulassung zur Teilnahme am SURE-EU-System) ist fester Bestandteil des Systems und verpflichtend.

Das Erstaudit ist die erste Überprüfung und Beurteilung der Konformität mit den SURE-EU-Vorgaben vor der ersten Zertifizierung eines Wirtschaftsbeteiligten. Bei dem Erstaudit werden die Verfahren auf ihre Schlüssigkeit sowie die Dokumentation auf ihre Richtigkeit, Vollständigkeit, Durchgängigkeit und Plausibilität überprüft. Das Erstaudit findet grundsätzlich vor Ort statt.

Re-Zertifizierungsaudit (Anschlussaudit)

Das Re-Zertifizierungsaudit ist ein vollständiges Systemaudit, bei dem geprüft wird, ob der Betrieb die Systemanforderungen noch erfüllt und ggf. vereinbarte Korrekturmaßnahmen umgesetzt hat. Verfahren und Unterlagen werden rückwirkend kontrolliert und stichprobenartig geprüft. Das Re-Zertifizierungsaudit und die darauffolgende Zertifizierungsentscheidung werden vor Ablauf des bestehenden Zertifikats durchgeführt, damit eine lückenlose Zertifizierung gegeben ist. Jeder Betrieb trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass die diesbezüglich geltenden Fristen eingehalten werden.

Die Zertifizierungsstelle muss SURE vor der Re-Zertifizierung eines Wirtschaftsbeteiligten informieren, wenn ein schwerwiegender Verstoß gegen die nachfolgenden SURE Anforderungen erkannt wird:

– wahrheitsgemäße und korrekte Angabe aller RED II-relevanter Systeme während des Registrierungsprozesses, an denen der Wirtschaftsbeteiligte teilnimmt bzw. teilgenommen hat

– im Vorfeld und während des Audits sind dem Auditor alle relevanten Informationen vorzulegen; dazu zählen unter anderem die Massenbilanz, THG-Berechnungen und sonstige Nachweise

– die Erfüllung der Nachhaltigkeitskriterien bleibt gewährleistet

Schwerwiegende Verstöße, die während eines Re-Zertifizierungsaudits festgestellt werden, unterliegen dem in Abschnitt 2.5 beschriebenen Verfahren (SURE Systemgrundsätze).

Überwachungsaudit

Während der Geltungsdauer des SURE-Zertifikats durchgeführtes Systemaudit, um zu bewerten, ob der Teilnehmer dauerhaft die Anforderungen an die Zertifizierung erfüllt. Im SURE System werden unterjährige Überwachungsaudits nach der Erstzertifizierung durchgeführt.

 

Nachaudit

Ein Nachaudit ist erforderlich, wenn es während des vorherigen Audits Beanstandungen bezüglich der Erfüllung der SURE-EU-Vorgaben gab, die einen Beitritt zum System verhindern oder zum Verlust der bestehenden Zertifizierung führen würden. Ein Nachaudit, das innerhalb von drei Monaten nach dem vorherigen Audit stattfinden muss, soll vorrangig sicherstellen, dass die vereinbarten Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden. Im Zeitraum zwischen dem nicht bestandenen Audit und dem Nachaudit inkl. positiver Zertifizierungsentscheidung darf der Betrieb keine als nachhaltig ausgewiesenen Erzeugnisse liefern.

Wenn nach drei Monaten kein Nachaudit erfolgt ist, ist ein vollständiges Erstaudit erforderlich.

Die Zertifizierungsstelle muss mindestens einmal pro Jahr ein vollständiges Systemaudit durchführen, um zu überprüfen, ob der Betrieb noch die Vorgaben für die Zertifizierung erfüllt. Das Re-Zertifizierungsaudit und die darauffolgende Zertifizierungsentscheidung werden vor Ablauf des bestehenden Zertifikats durchgeführt, damit eine lückenlose Zertifizierung gegeben ist.

Es gilt darüber hinaus:

Innerhalb einer sechswöchigen Frist vor Ablauf von 6 Monaten nach der Erstzertifizierung muss ein obligatorisches Überwachungsaudit bei dem Sammler und Händler stattfinden. Für Sammelstellen und Händler, die sowohl mit Abfällen und Reststoffen als auch mit Rohstoffen (z. B. Pflanzenöl) handeln, wird das zusätzliche Überwachungsaudit drei Monate nach dem Erstaudit (für den ersten Massenbilanzzeitraum) durchgeführt.

Stichprobe

Die Mindestanzahl der Betriebe für Stichprobenkontrollen ist die Quadratwurzel aus der Gesamtanzahl der Betriebe (√x, wobei x die Zahl der Betriebe ist), die eine gültige Selbsterklärung abgegeben haben, aufgerundet auf die nächste Ganzzahl. Diese kann in Abhängigkeit des Risikostatus (mit einem Minimum von 10 %) erhöht werden.

Zertifizierung nach dem REDcert- EU-System

Systemkontrolle

Eine Systemkontrolle ist die Überprüfung der Einhaltung der Systemvorgaben vor Ort gemäß den REDcert stufenspezifischen Checklisten. Die Systemkontrollen umfassen die regulären Kontrollen bei den Unternehmen, die am REDcert-Zertifizierungssystem teilnehmen sowie die Stichprobenkontrollen bei landwirtschaftlichen Betrieben, die auf Grund der Lieferbeziehung zu einem REDcert-Systemteilnehmer (z.B. zu Genossenschaften, Händlern oder anderen Ersterfassern im Sinne der Nachhaltigkeitsverordnungen) kontrolliert werden müssen. Systemkontrollen erfolgen nach vorheriger Vereinbarung und beinhalten eine Überprüfung der Organisationsstruktur, der Datenerfassung und der Abläufe vor Ort. Bei der Kontrolle werden unter Berücksichtigung der Anforderungen der Nachhaltigkeitsverordnungen die Verfahren auf ihre Schlüssigkeit sowie die Dokumentation auf ihre Richtigkeit, Vollständigkeit, Durchgängigkeit und Plausibilität überprüft.

Überwachungskontrolle

Die Zertifizierungsstelle führen spätestens sechs Monate nach Ausstellung des ersten Zertifikates bzw. der ersten Kontrollbescheinigung eine Überwachungskontrolle durch, um zu prüfen, ob die Betriebe die Voraussetzungen für die Ausstellung eines Zertifikates weiterhin erfüllen. Danach finden die Überwachungskontrollen einmal jährlich statt.

Auf der Erfassungsstufe wird zwischen zertifizierungsbedürftigen Ersterfassern i.S. der Nachhaltigkeitsverordnungen und bloßen Warenlagern oder Silos unterschieden. Nach den gesetzlichen Vorgaben und der Rechtsauffassung der BLE sind Ersterfasser zertifizierungsbedürftige Schnittstellen. Die Definition des „Ersterfassers“ umfasst nicht nur Betriebe, die die Biomasse physisch und buchhalterisch zum Zwecke des Weiterhandels aufnehmen, sondern auch Streckenhändler, die Eigentümer der Biomasse sind und mit dem Erzeuger abrechnen, die Ware aber nicht im unmittelbaren Besitz, sondern im mittelbaren Besitz i.S.d. § 868 des BGB haben. Reine Warenlager oder Silos, die die Biomasse nur physisch aufnehmen, verwiegen und über Ein- und Ausgänge Buch führen, aber keine Abrechnung mit dem Erzeuger oder Ankäufer der Biomasse vornehmen, sind somit keine zertifizierungsbedürftigen Schnittstellen, d.h. sie erhalten kein eigenständiges Zertifikat, welches durch jährliche Kontrollen erneuert werden muss. Allerdings müssen diese Warenlager oder Silos im Rahmen einer Zertifizierung des Ersterfassers stichprobenartig überprüft werden.

Die Kontrollergebnisse fließen in die Risikobewertung durch die Zertifizierungsstelle ein und können ggf. zu einer Verlängerung bzw. Verkürzung der Prüfdauer (Kontrollintensität) für den jeweiligen Betrieb führen.

Zertifikate werden ausschließlich an Schnittstellen (Ersterfasser, Konversionsanlagen) ausgestellt. Nehmen Landwirte oder Lieferanten am REDcert-System teil, erhalten sie eine Kontrollbescheinigung nach bestandenem Audit.

Die Überwachungskontrolle der Schnittstellen ist inhaltlich einer Zertifizierungskontrolle gleichgestellt, da im Rahmen der Überwachungskontrollen überprüft wird, ob die zertifizierungspflichtigen Schnittstellen die Voraussetzungen für die Ausstellung eines Zertifikates weiterhin erfüllen. Aus diesem Grund kann nach einer positiven Überwachungskontrolle ein neues Zertifikat mit vorgeschriebener Gültigkeit ausgestellt werden.

Die Zertifizierungsstelle kontrolliert spätestens sechs Monate nach Ausstellung des ersten Zertifikates bzw. der ersten Kontrollbescheinigung (Überwachungskontrolle) und im Übrigen einmal im Jahr, ob die Betriebe die Voraussetzungen für die Ausstellung eines Zertifikates weiterhin erfüllen. Im Rahmen der Zertifizierung von Schnittstellen, die im Sinne der Nachhaltigkeitsverordnungen als Ersterfasser gelten, kontrolliert die Zertifizierungsstelle nach den §§ 4 -7 der Nachhaltigkeitsverordnungen. Relevant für die Ermittlung der Stichprobe ist jeweils die Anzahl der bis zur Erstzertifizierungskontrolle abgegebenen Selbsterklärungen. Bei einer bereits vorliegenden Zertifizierung nach dem REDcert EU-System wird die im Rahmen der EU-Kontrolle vorgelegte Liste der Lieferanten als Basis für die Ermittlung der Stichprobe bei einer Erstzertifizierung im REDcert – System herangezogen. Bei Re-Zertifizierungskontrollen sind jeweils beide Faktoren relevant, – die Liste der Lieferanten aus der vorangegangenen Kontrolle in Verbindung mit den aktuell vorliegenden Selbsterklärungen. Falls die Anzahl der aktuell unterzeichneten Selbsterklärungen sich von der Anzahl der Lieferanten auf der Liste aus der vorangegangenen Kontrolle unterscheidet, ist die jeweils größere Anzahl relevant.

11.     Zertifikatserteilung und Aussetzungsverfahren

Die endgültige Entscheidung über die Erteilung eines Zertifikats wird durch Zertifizierungsentscheidung der ESC Cert GmbH getroffen. Sollte der Kunde die Voraussetzungen zur Zertifizierung nicht innerhalb der vereinbarten Fristen erfüllen können, wird kein Zertifikat erteilt. Wenn die ESC nicht in der Lage ist, die Umsetzung von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen jeglicher wesentlicher Nichtkonformität innerhalb von 6 Monaten nach dem letzten Tag der Stufe 2 zu verifizieren, muss die ESC vor der Empfehlung zur Zertifizierung eine erneute Stufe 2 durchführen (bei Zertifizierung nach DIN ISO 9001, DIN ISO 14001, DIN ISO 50001; DIN ISO 45001).

Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 1 Jahren ab dem Zeitpunkt der Entscheidung durch die Zertifizierungsstelle. Die ESC ist berechtigt, die Daten für das Verzeichnis der zertifizierten Kunden zu veröffentlichen. Es gelten hier die aktuell gültigen Regelungen des jeweiligen Standards zur Aufrechterhaltung.

Das erteilte Zertifikat kann von der ESC ausgesetzt werden, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen, die nicht rechtzeitig bekanntgegeben bzw. behoben wurden:

• Wesentliche Änderungen des Managementsystems, der Organisation, des Anlagenbetriebes sowie Geschäftsübernahmen oder Konkurs- bzw. Vergleichsverfahren etc.,
• Feststellung von wesentlichen Abweichungen bei Überwachungs- und Wiederholungsaudits, die nicht innerhalb von 3 Monaten behoben werden,
• Verschiebung von Auditterminen um mehr als 4 Wochen nach dem anzusetzenden Stichtag (letzter Audittag bei der letzten Zertifizierung).
• Informationen zu Zwischenfällen wie einem schweren Unfall oder einem schweren Verstoß gegen rechtliche Verpflichtungen, der das Hinzuziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich macht liefern der Zertifizierungsstelle die Entscheidungsgrundlage zur Bestimmung der zu ergreifenden Maßnahmen. Dies bezieht in Fällen, wo ein schweres Versagen des Systems bei der Einhaltung der SGA-Zertifizierungsanforderungen nachgewiesen werden kann, auch eine Aussetzung oder ein Entzug der Zertifizierung mit ein.

Die Aussetzung wird schriftlich mitgeteilt, verbunden mit der Auflage, bis zur Wiederaufnahme des Verfahrens die Werbung mit dem Zertifikat bzw. dem Zertifizierungszeichen einzustellen oder anderweitig auf die Zertifizierung zu verweisen. Es liegt nun am Kunden, die Voraussetzungen zur Wiederherstellung innerhalb der vereinbarten Fristen zu leisten. Sollte dies nicht der Fall sein, muss das Zertifikat entzogen werden.

12.     Erweiterung und Einschränkung des Geltungsbereichs

Eine Erweiterung des Geltungsbereiches (z. B. Erweiterung der Organisation, des Standortes und/oder der Produkte etc.) erfolgt im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit, mit einer Re-Zertifizierung oder in einem gesonderten Audit. Auf Antrag des Zertifizierungskunden und anhand des Datenerhebungsformulars erfolgt eine Anpassung der angebotenen Leistungen und anschließende Schließung eines neuen Vertrags durch Unterzeichnung des neuen Angebots durch den Zertifizierungskunden.

Eine Einschränkung des Geltungsbereichs erfolgt dann, wenn sich dieser deutlich verändert (z. B. Auslagerung bzw. Wegfall von Prozessen, Reduzierung der Tätigkeiten und/oder des Anlagenbetriebs etc.). Die Einschränkung erfolgt im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit, mit einer Re-Zertifizierung oder in einem gesonderten Audit.

Sollten die Anforderungen für einen Teil des Geltungsbereichs eines Zertifikates dauerhaft nicht erfüllt sein, kann der Geltungsbereich des Zertifikates von der Zertifizierungsstelle eingeschränkt werden.

13.     Annullierung und Entzug von Zertifikaten

Die Annullierung eines Zertifikates erfolgt, falls der Zertifizierungskunde ohne direktes Verschulden die Bedingungen für die weitere Gültigkeit der Zertifizierung nicht mehr erfüllt. Dazu gehören insbesondere der Konkurs, der Übergang in eine andere Organisation oder die Aufgabe der zertifizierten Tätigkeit.

Das Zertifikat verliert seine Gültigkeit, wenn der Zertifizierungskunde diesen Vertrag kündigt. Der Zertifizierungskunde verpflichtet sich zur Rückgabe des Zertifikates. Das Zertifikat eines Kunden erlischt ohne weiteren Akt mit dem im Zertifikat angegebenen Gültigkeitsdatum, wenn eine erneute Zertifizierung nicht rechtzeitig beantragt worden ist.

Wird bei der Zertifizierung oder der Überwachung ein wesentlicher Konformitätsmangel festgestellt, der berechtigte Zweifel an der Erfüllung systemrelevanter Elemente aufkommen lässt, muss dieser Konformitätsmangel innerhalb eines vom Auditleiter festgelegten Zeitraumes durch den Zertifizierungskunden behoben werden. Dieser Zeitraum beträgt höchstens sechs Monate (nach anzusetzendem Stichtag, letzter Audittag bei der letzten Zertifizierung).

Ein Entzug eines Zertifikates durch die ESC muss erfolgen, falls

a) eine Aussetzung eines Zertifikates nicht termingerecht aufgehoben werden kann oder

b) der Zertifizierungsvertrag mit einer Organisation durch deren Verschulden gekündigt wird oder

c) die Organisation die Anforderungen der Norm auch nach Ablauf der gesetzten Frist nicht erfüllt oder

d) die Organisation die Tätigkeit auf Dauer einstellt.

Das Zertifikat kann entzogen werden, wenn wiederholt bei der Überwachung oder Kontrolle Mängel festgestellt werden, die trotz der verlangten Maßnahmen nicht beseitigt wurden oder der Zertifizierungskunde gegen die Zertifizierungsregeln in schwerster Weise und nachhaltig verstößt oder nachträglich Tatbestände bekannt werden, deren Vorliegen Voraussetzung der Zertifizierung waren, die aber gegen eine Zertifikatserteilung sprechen.

Der Zertifizierungskunde wird schriftlich aufgefordert, das Zertifikat zurückzusenden sowie jegliche weitere Werbung mit dem Zertifikat bzw. dem Zertifizierungszeichen zu unterlassen oder anderweitig auf eine bestehende Zertifizierung zu verweisen.

Ebenso kann das Zertifikat entzogen werden, wenn die festgesetzten Zertifizierungsgebühren nicht spätestens drei Monate nach Absendung der jeweiligen Gebührenrechnung auf dem angegebenen Konto eingegangen sind. Der Entzug erfolgt durch den Leiter der Zertifizierungsstelle. Ist das Zertifikat rechtskräftig entzogen, verliert der Kunde das Recht auf die Zeichenführung. Nähere Einzelheiten regelt die Zeichensatzung der ESC (siehe Zeichensatzung).

14.     Informationsanfragen, Einsprüche und Beschwerden

Der Zertifizierungskunde hat das Recht, Informationen anzufragen, gegen Entscheidungen der ESC oder deren eingesetztes Auditpersonal einen Einspruch bzw. eine Beschwerde einzulegen. Zertifizierungskunden, die über das Zertifizierungsverfahren oder das Verhalten von ESC-Mitarbeitern Einspruch oder Beschwerde führen wollen, haben diese schriftlich an den Leiter der Zertifizierungsstelle zu richten. Die ESC leitet dann ein internes Verfahren zur Analyse des Einspruchs bzw. der Beschwerde ein. Sollte keine interne Klärung möglich sein, wird ein gemeinsames Gespräch mit dem Kunden insbesondere bei Beschwerden vereinbart und eine gemeinsame Lösung zur Behebung der Beschwerde angestrebt, ggf. unter Mitwirkung von Mitgliedern des Lenkungsausschusses. Hierzu hat die ESC ein Beschwerdeverfahren eingeführt.

15.     Vertragsdauer

Der Vertrag wird mit einer Laufzeit für einen Zertifizierungszyklus geschlossen und endet mit Ablauf des Zertifikats. Ein Zertifizierungszyklus umfasst das Zertifizierungsaudit und die beiden Überwachungsaudits und dauert in der Regel somit 3 Jahre (für DIN ISO 9001 (inkl. BAR-verfahren), DIN ISO 14001, DIN ISO 50001; DIN ISO 45001). Bei einer Zertifizierung nach BioSt-NachV und BiokraftSt-NachV, REDcert, SURE beträgt die Laufzeit der Zertifikate 1 Jahr. Der Vertrag kann mit einer 3-Monatsfrist schriftlich gegenüber der ESC gekündigt werden. Aus wichtigem Grund oder bei Verstoß des Zertifizierungskunden gegen den Vertrag, kann eine Kündigung seitens der ESC erfolgen.

16.     Versicherung und Haftung

Die ESC ist für die Gutachter- und Auditorentätigkeit versichert. Die Haftungsbedingungen der ESC sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ESC (AGB`s) im Einzelnen aufgeführt, die unserer Homepage www.esc-cert.de entnommen werden können. Diese AGB`s sind Vertragsgegenstand.

17.     Geheimhaltungsverpflichtung

Die ESC, die eingesetzten Auditoren und Fachexperten verpflichten sich, über alle ihnen während der Vertragsdauer bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Herstellungsverfahren, sonstige technische Anlagen und sonstige geschäftliche und betriebliche Tatsachen Stillschweigen zu bewahren. Dieses gilt auch für die Begutachter der DAKKS (Deutsche Akkreditierungsstelle) und des BLE (Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung), denen während ihrer Verfahrensbegutachtung der ESC-Geschäftsstelle Einsicht in Kundenunterlagen gewährt wird.

Gerichtsstandort und Erfüllungsort ist Kassel. Es gilt das deutsche Recht.

Stand: 12. April 2024